Un duplicata de facture électronique est une copie lisible d’une facture déjà émise, transmise par un autre canal pour assurer la continuité du traitement, sans constituer une nouvelle facture.
Selon le guide pratique de démarrage de la DGFiP, il peut être utile lorsque les statuts montrent que la facture n’a pas pu être transmise, qu’elle a été rejetée, qu’elle n’a pas été routée ou qu’elle n’est pas accessible au destinataire, par exemple avec le motif « NON_TRANSMISE ». Lorsque les statuts confirment que la facture a bien été mise à disposition, l’envoi d’un double doit en principe être évité.
Le duplicata doit être clairement rattaché à la facture initiale, par une mention telle que « duplicata », « copie » ou « copie de continuité », ou par des informations d’accompagnement : numéro, date, montant et motif de l’envoi. Il ne doit entraîner ni double paiement, ni double comptabilisation, ni double déduction de TVA : le contrôle des doublons reste indispensable.
À retenir : c’est la facture déposée sur la Plateforme Agréée qui fait foi (voir l’exemplaire original électronique), le duplicata sert à obtenir le traitement et le paiement.
Pour aller plus loin : client sans Plateforme Agréée, que faire de sa facture, guide opérationnel de la facturation électronique, questions des clients Serensia.
